Informazioni legali

1.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

2.1 Oggetto del trattamento

Rajapack Srl tratta dati personali identificativi di clienti/fornitori (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, dati anagrafici/fiscali, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento) e/o di loro referenti operativi (nome cognome e dati di contatto) acquisiti ed utilizzati nell’ambito dell’erogazione dei servizi forniti; trattando i dati in qualità di autonomo titolare del trattamento, ma essendo nel contempo parte di un gruppo aziendale,è anche previsto che i dati contabili possano essere condivisi con la casa madre francese, per finalità amministrative, come previsto dai Considerando 37 e 48 del GDPR; quando necessario per raggiungere le finalità esposte al successivo paragrafo, il trattamento dei dati potrà avvenire anche tramite fornitori di fiducia.
Rajapack Srl comunica e richiede ai propri fornitori il rispetto di specifici codici di condotta, talvolta propri e talvolta imposti dai propri clienti finali, quali ad esempio il codice di condotta IWAI di IKEA; anche al fine di rispettare le vigenti legislazioni, pensiamo ad esempio l’obbligo di rendicontazione ESG a carico del mondo aziendale, a tali fini Rajapack potrà raccogliere periodicamente presso i fornitori (attuali o potenziali) informazioni e documenti che certificano il rispetto delle regole contenute nei codici o imposte dalle normative, ad esempio tramite compilazione di questionari oppure tramite conduzione di audit mirati condotti presso il fornitore, anche tramite consulenti terzi qualificati.

La società comunica e richiede ai propri fornitori il rispetto di specifici codici di condotta, talvolta propri e talvolta imposti dai propri clienti finali, quali ad esempio il codice di condotta IWAI di IKEA; a tal fine la società potrà raccogliere presso i fornitori informazioni e documenti che certificano il rispetto delle regole contenute nei codici, ad esempio tramite compilazione di questionari oppure tramite conduzione di audit mirati condotti presso il fornitore.

2.2 Finalità e base giuridica del trattamento

I dati sono trattati per:

• concludere rapporti contrattuali/professionali;
• adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti dai rapporti in essere, nonché gestire le necessarie comunicazioni ad essi connessi;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità
• esercitare un legittimo interesse nonché un diritto del Titolare (ad esempio: il diritto di difesa in sede giudiziaria, la tutela delle posizioni creditorie; le ordinarie esigenze interne di tipo operativo, gestionale e contabile; la valutazione della solvibilità e affidabilità preventivamente e durante la concessione di fido commerciale, anche tramite consulenti specializzati esterni; la tutela del patrimonio aziendale, ecc…);
• nel caso dei codici di condotta, per verificare e certificare presso i clienti finali che lo richiedano, il rispetto dei codici di condotta.

Il mancato conferimento dei suddetti dati, se pure legittimo, renderà impossibile l’instaurazione del rapporto con il Titolare. Le suddette finalità rappresentano, ai sensi dell’Art.6, commi b,c,f, idonee basi giuridiche di liceità del trattamento.

2.3 Valutazione di solvibilità e affidabilità e recupero crediti

Nella valutazione della solvibilità e affidabilità della clientela, e nell’eventuale attività di recupero crediti, il titolare potrebbe ravvisare la necessità di essere affiancato da consulenti specializzati esterni che, a seconda dei casi, potranno agire come autonomi titolari del trattamento o come responsabili esterni; tali consulenti potranno infatti, a seconda delle necessità, avere accesso esclusivamente a dati contabili riferibili a persone giuridiche (si pensi ad esempio alle le contabili di pagamento di persone giuridiche, quindi solo importo, date di pagamento, nome e sede della persona giuridica) oppure ad ulteriori dati, ma solo quelli indispensabili per l’eventuale attività di recupero crediti.

2.4 Approfondimenti ulteriori relativi ai trattamenti di dati personali di clienti e fornitori ed ai tempi di conservazione

Le consegne richieste dai clienti potranno essere effettuate direttamente da personale Rajapack oppure da fornitori appositamente incaricati.

I dati raccolti o comunicati dai fornitori potenziali saranno conservati fino al termine del processo di selezione dei fornitori (che potrebbe comportare anche una valutazione della solidità e affidabilità finanziaria degli stessi); i dati raccolti o comunicati dai fornitori attuali saranno conservati finché c'è interesse a poter acquistare dal fornitore, salvo revoca da parte del fornitore stesso, e fatti salvi gli obblighi di legge; i riscontri raccolti presso i fornitori per certificare il rispetto dei codici di condotta, previo specifico consenso informato del fornitore stesso, potrebbero essere comunicati ai nostri clienti finali che ne facciano esplicita richiesta; in tal caso, è onere del fornitore assicurarsi di avere ottenuto i preventivi consensi alla comunicazione degli eventuali dati di propri dipendenti/collaboratori/ partners insiti in dette comunicazioni; il nostro cliente finale si impegna per iscritto a garantire il rispetto della riservatezza e della privacy su tali informazioni.

Per quanto concerne i clientiper le ulteriori finalità di marketing e profilazione (effettuata esclusivamente sulla base dei precedenti acquisti, o, eventualmente, sulla base delle ulteriori informazioni normalmente fornite dal cliente quali, ad esempio, le valutazioni sugli acquisti, eventuali resi o reclami, ecc…), è sempre richiesto un preventivo libero consenso agli interessati.
Il conferimento dei dati personali in tali casi è facoltativo ed il mancato conferimento degli stessi non ha alcuna conseguenza. E’ anzi sempre possibile negare il consenso precedentemente accordato; in particolare Rajapack offre ai soli clienti persone giuridiche campagne di marketing personalizzato sulla base dei precedenti acquisti o ai dati condivisi volontariamente dai clienti stessi (profilazione), col fine ultimo di aumentare l’utilità e l’indice di gradimento delle comunicazioni, nel comune interesse; mentre il cliente persona fisica può iscriversi al “Servizio newsletter” come meglio descritto sia al precedente punto 1.3, ma non è invece soggetto ad alcuna attività di profilazione; si precisa che a tutti i nuovi clienti verrà inviato il catalogo a seguito del primo acquisto, secondo le modalità indicate dall’Art. 130, comma 3/BIS del Codice privacy italiano (D.Lgs 196/2003 novellato dal D.Lgs. 101/18): Rajapack verificherà preventivamente che il cliente non sia iscritto al Registro pubblico delle opposizioni. E’ anche previsto il contatto telefonico di prospectdi tipo business, previa verifica preventiva di non iscrizione degli stessi al Registro pubblico delle opposizioni. Come concesso dall’Art. 130 comma 4 del Codice Privacy, è prevista l’eccezione del “soft spam”ovvero i clienti già acquisiti potranno ricevere offerte esclusive e comunicazioni di marketing personalizzato (solo per le persone giuridiche) tramite profilazione in base ai precedenti acquisti, aventi per oggetto servizi analoghi ai servizi e prodotti già acquistati, senza che ricorra l’obbligo di richiedere il consenso dell'interessato. Tali comunicazioni elettroniche potranno essere veicolate tramite posta elettronica o tramite altri strumenti di messaggistica analoghi: in particolare possono essere utilizzati annunci postati su Facebook e/o Linkedin (in questo caso ognuno dei due social network mette a disposizione apposita strumentazione utilizzata dagli incaricati di Rajapack e garantisce contrattualmente che non conserva o utilizza i dati dei clienti finali inseriti nel software di gestione del servizio Social per proprie finalità, agendo da mero Responsabile Esterno di Rajapack e nel rispetto del GDPR tramite l’adozione di apposite “clausole standard”, oltre al rispetto del “Data Privacy Framework”: https://www.facebook.com/legal/terms/customaudience ; https://www.linkedin.com/legal/l/dpain tal modo anche questa seconda modalità è governata dagli incaricati di Rajapack ed assimilabile in tutto e per tutto all’invio di una mail); resta inteso che l’interessato può rifiutare tali invii in ogni momento

Servizi accessori Il conferimento dei dati è facoltativo in relazione ai servizi accessori e supplementari quali direct marketing, SMS alert, o iniziative quali ad esempio "Libro Bianco - Scarica ora la guida completa" e l’eventuale rifiuto al consenso non ha alcuna conseguenza ai fini della conclusione del contratto ma potrebbe precludere il diritto ad usufruire dello specifico servizio.

Valutazione della esperienza d’acquisto All'utente che termina un acquisto, viene richiesto facoltativamente di esprimere un giudizio, che verrà utilizzato per migliorare la qualità del servizio offerto, e conservato a tal fine per non più di 24 mesi (oppure fino a revoca del consenso, nel caso in cui l’utente abbia concesso il necessario ulteriore consenso specifico, per finalità di marketing).

2.5 Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’Art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

2.6 Ambito del trattamento

I dati sono trattati da soggetti interni regolarmente autorizzati ed istruiti ai sensi dell’Art.29 del GDPR. È possibile richiedere inoltre l'ambito di comunicazione dei dati personali, ottenendo precise indicazioni su eventuali soggetti esterni che operano in qualità di Responsabili o Titolari autonomi del trattamento (consulenti, tecnici, istituti bancari, trasportatori, ecc.). Rajapack non effettua raccolta di dati con fini di cessione a terzi e pertanto i dati non saranno di regola ceduti ad altri soggetti, ne saranno oggetto di diffusione; in alcuni casi, sui clienti persone giuridiche, Rajapack fornisce servizi, vende linee di prodotto o assume iniziative commerciali anche di natura promozionale, congiuntamente, in co-branding oppure per conto di altre aziende; tuttavia, nello svolgimento di queste operazioni Rajapack non condivide mai con dette aziende terze le informazioni relative ai propri clienti. Inoltre, Rajapack si avvale di altre imprese e di persone fisiche per lo svolgimento di alcune attività quali l’evasione di ordini, la consegna di pacchi, l’invio di posta tradizionale ed e-mail, la rimozione di informazioni ripetitive dalle liste clienti, l’analisi dei dati, l’assistenza al marketing, i pagamenti con carte di credito e la fornitura di servizi alla clientela. Questi fornitori hanno accesso solo ai dati personali che sono necessari per svolgere i propri compiti e Rajapack richiede agli stessi garanzie scritte affinché si impegnino a non utilizzare gli stessi dati per altri scopi e siano inoltre tenuti a trattare i dati personali in conformità a questa informativa sulla privacy, e ai sensi delle normative applicabili in materia di protezione dei dati personali. La divulgazione dei dati relativi all'account e altri dati personali è consentita solo: nel caso in cui ciò venga espressamente richiesto per legge; per far rispettare o applicare le condizioni generali di uso e vendita ed altri accordi; per tutela dei beni o diritti di Rajapack, nonché per ragioni di sicurezza di Rajapack, dei suoi utenti e clienti o di altri soggetti. Questo include lo scambio di informazioni con altre società ed organizzazioni che provvedono alla prevenzione di frodi o alla riduzione del rischio del credito. Ovviamente, questo non include la vendita, la condivisione o la divulgazione in altro modo di dati personali ricevuti dai clienti per finalità commerciali, in contrasto con gli impegni assunti in questa Informativa sulla privacy.
I dati non sono oggetto di processi automatizzati che producano significative conseguenze per l’interessato.

Si segnala che la presente informativa può essere oggetto di revisione periodica, anche in relazione alla normativa ed alla giurisprudenza di riferimento. Si invita pertanto l’interessato a consultare periodicamente la presente policy (attuale versione: V.6MAR24)