Cosa sa fare un digital buyer? Guida per Vendor manager

Dotato di capacità negoziali, di competenze digitali, buon comunicatore e in grado di avere uno sguardo a tutto tondo sulla filiera aziendale. Sono molte le qualità che si richiedono oggi al digital buyer, quella figura professionale che nelle aziende ricopre il ruolo di chi si occupa di approvvigionamenti, seguendo le varie fasi del processo, sempre più spesso supportato da servizi digitali.

Un ruolo che negli ultimi anni sta vivendo una rapida trasformazione generata proprio dal l’affermarsi delle nuove tecnologie, che in molti casi si rivelano utili alleati per rendere più efficienti i processi di approvvigionamento (o di procurement) in un’ottica di generale digitalizzazione delle imprese. 

In RAJA abbiamo preso parte a un percorso di trasformazione in questo ambito già da tempo, per esempio attraverso l’introduzione di un servizio di e-procurement su misura per i suoi clienti. La nostra esperienza è il motivo per cui abbiamo scelto di mettere a vostra disposizione le nostre competenze in materia.

Gestire i fornitori nell’era digitale: i Vms

Una parte importante dei compiti dell’e-buyer consiste nella gestione dei fornitori, un’attività chiamata anche Vendor Management. Si tratta di quel lavoro di raccolta di informazioni, selezione e analisi che porta il digital buyer a: 

• individuare i giusti fornitori
• categorizzare all’interno di classi merceologiche
• definire il loro numero ideale e la loro organizzazione
• stabilire quali debbano essere considerati strategici. 

Tutto questo con l’obiettivo di assicurarsi la loro fedele collaborazione e di evitare che alcuni raggiungano un eccessivo potere contrattuale. Sono inclusi altri task, come il percorso di individuazione della migliore offerta, la negoziazione di clausole contrattuali, il mantenimento dei requisiti di conformità.

Il vendor management è una attività chiave di ogni azienda, perché serve a tenere sotto controllo i costi e a mitigare i rischi di interruzione delle catene di fornitura globali, evitando stop alla produzione o all’erogazione di servizi. Eventi come la pandemia da Covid-19 o il conflitto in Ucraina hanno evidenziato la necessità di avere una gestione flessibile, in grado di rispondere al meglio alle circostanze del momento, ad esempio spingendo le imprese a diversificare in senso geografico il proprio insieme di fornitori o ad aumentare numericamente.

Come per altre funzioni aziendali, anche il vendor management può essere oggi supportato da software dedicati chiamati Vendor Management System (o Vms), programmi, perlopiù basati sul cloud, che digitalizzano alcune delle fasi di gestione dei fornitori. 

Anche la valutazione si digitalizza: il vendor rating

Una fase specifica della gestione di un fornitore da parte di un buyer o un ufficio acquisti è quella della sua valutazione. In gergo questa attività si chiama vendor rating e consiste nell’attribuzione di un giudizio (in certi casi un vero e proprio punteggio) elaborato tenendo conto delle sue prestazioni sotto diversi profili. Tra questi possono rientrare senza dubbio la qualità tecnica della fornitura, i tempi di consegna, il rapporto tra il prezzo desiderato e quello applicato, ma anche la qualità dell’iter commerciale o quello della gestione della fase amministrativa, processo di fatturazione incluso. 

In alcuni settori è ormai prassi anche valutare il fornitore anche sotto aspetti quali la sostenibilità ambientale e sociale o la sua attenzione a questioni di sicurezza. In altri, possono essere fondamentali temi quali quello della tracciabilità e rintracciabilità delle materie prime. Anche l’attività di vendor rating può essere supportata dall’utilizzo di software, dedicati o integrati all’interno di altri programmi. 

Buyer e fornitori nel concordato in continuità

Apriamo una parentesi. L’individuazione dei fornitori strategici non è importante solo nei normali periodi di attività aziendale ma diventa fondamentale nel caso in cui un’impresa debba affrontare procedure concorsuali quali un concordato in continuità. Qualora le loro forniture siano riconosciute come essenziali per il proseguimento dell’attività aziendale, questi possono infatti beneficiare, in alcuni casi, della possibilità di godere di pagamenti anticipati. 

Cos’è la circolarizzazione dei fornitori

Un’attività che non rientra tra i compiti specifici del nostro digital buyer, ma di cui deve essere a conoscenza, in particolare se opera per grandi società, è la cosiddetta circolarizzazione dei fornitori.

Si ha quando i revisori legali dell’azienda cliente, in vista della chiusura del bilancio, trasmettono lettere ai fornitori per avere conferme sui dettagli dei saldi contabili, con l’obiettivo di ottenere riscontri esterni. I fornitori da interpellare possono essere individuati tramite scelta casuale o tra quelli i cui crediti superino una certa soglia. Anche questa attività ormai può essere svolta – dalle società di revisione contabile – con l’aiuto di software, che oltre ad automatizzare la rendono inattaccabile rispetto a eventuali contestazioni di soggettività nella scelta del campione.