Gestisci gli acquisti con la matrice di Kraljic

Ogni azienda deve inevitabilmente sostenere degli acquisti. Che siano oggetti di consumo, semilavorati, materie prime, strumenti operativi, software o servizi, si tratta comunque di spese di cui tenere traccia, da classificare e analizzare per il bene della sostenibilità finanziaria e dei processi aziendali.

L’economista Peter Kraljic, consapevole dell’impatto che hanno gli acquisti sulle aziende, ne ha studiato in modo approfondito la gestione strategica e, nel 1983, ha sviluppato un modello per analizzare la Matrice di Kraljic.

A cosa serve la matrice di Kraljic

La Matrice di Kraljic serve a differenziare le fonti di approvvigionamento in maniera strategica e secondo le vere necessità aziendali. Spesso l’approvvigionamento viene gestito dalle aziende in modo ripetitivo e senza alcuna politica di approvvigionamento a sostegno della scelta di prodotti o fornitori. Questo fatto alla lunga causa perdite economiche dovute all’incapacità di monitorare le oscillazioni del mercato.

Funzionamento della matrice di Kraljic

L’applicazione della matrice di Kraljic alla strategia di approvvigionamento aziendale prevede l’analisi dei bisogni, del mercato di contesto e degli obiettivi aziendali.

Una volta che bisogni, obiettivi aziendali e problematiche di approvvigionamento sono ben chiare, è possibile compilare la matrice vera e propria, costituita da 4 classi di approvvigionamento. In questa fase, gli acquisti vengono raggruppati per classe e schematizzati grazie alla matrice. Sarà così possibile per l’azienda trarre delle considerazioni strategiche sulla gestione degli acquisti.

Prima fase: valutazione degli acquisti aziendali

Prima di passare alla classificazione degli approvvigionamenti è necessario valutare le 2 dimensioni degli acquisti aziendali: 

• Supply risk: l’impatto dell’acquisto sugli obiettivi aziendali 
• Profit impact: la complessità dell’approvvigionamento (il rapporto domanda/offerta, la tipologia di fornitori se pluralista o in condizioni di monopolio, la disponibilità di alternative etc.)

Per applicare i 2 parametri è necessario avere consapevolezza delle esigenze dell’azienda: quali risorse sono fondamentali, dove e come si possono reperire, quali sono le criticità che possono mettere a repentaglio gli approvvigionamenti e determinare l’effetto collo di bottiglia.

Dall’analisi della domanda, ad esempio, emergono il core business aziendale e il motivo per cui si viene scelti dal cliente, ciò consente di distinguere gli acquisti a seconda della rilevanza.

La gestione dei rischi si occupa invece di valutare le minacce potenziali che potrebbero influire sulle supply chain collegate all’azienda, causando interruzioni negli approvvigionamenti.

Per catalogare correttamente gli acquisti è importante anche valutare costi diretti e indiretti associati agli approvvigionamenti. I costi diretti includono il prezzo di acquisto del bene o servizio, mentre i costi indiretti comprendono tutte le spese supplementari, come quelle legate alla gestione delle scorte o all’assistenza tecnica. 

Seconda fase: suddivisione degli approvvigionamenti in 4 classi di acquisto

In seguito alla prima analisi è possibile individuare 4 classi di acquisto, che costituiscono le voci principali della matrice:

• approvvigionamenti strategici
• approvvigionamenti leva o con effetti moltiplicativi
• approvvigionamenti non critici o non fondamentali
• approvvigionamenti collo di bottiglia ovvero soggetti a strozzature

 Le 4 classi di acquisto nella matrice di Kraljic

Analizziamo nel dettaglio quali sono le 4 classi di acquisto nella matrice di Kraljic:

1. Approvvigionamenti strategici
   Gli acquisti strategici sono quelli caratterizzati da un livello alto in entrambi i parametri. Hanno quindi un impatto considerevole sul raggiungimento degli obiettivi aziendali, ma sono anche caratterizzati da una certa complessità di reperimento.
   Si tratta, quindi, di approvvigionamenti assolutamente necessari, ma la cui gestione deve essere continuamente monitorata. Per questi beni è consigliabile fare una costante analisi della domanda e stringere partnership strategiche con i fornitori, in modo da assicurarsi la disponibilità dei prodotti a prezzi sostenibili, visto l’impatto rilevante di questi beni sugli obiettivi aziendali.
2. Approvvigionamenti leva
   Gli acquisti leva, o ad effetto moltiplicativo, sono importanti per l’azienda e di facile reperimento. Sono gli acquisti dove l’azienda ha più controllo sul processo di approvvigionamento, più margine per negoziare e ottenere riduzione dei costi, può sfruttare la propria forza contrattuale e valutare continuamente alternative di prodotto e di fornitori per migliorare le condizioni di fornitura. 
3. Approvvigionamenti non critici
   Questi sono gli approvvigionamenti facili da reperire ma non particolarmente rilevanti. Approfittando della loro esigua rilevanza e della facilità di reperimento, una buona strategia da adottare è fare in modo che il processo di approvvigionamento abbia un costo minimo, standardizzando prodotti e forniture.
4. Approvvigionamenti collo di bottiglia
   Gli approvvigionamenti con collo di bottiglia riguardano quei beni non fondamentali, ma difficili da reperire, dove la continuità delle forniture è a rischio. Pur non essendo fondamentali, la loro mancanza potrebbe causare “l’effetto collo di bottiglia”, cioè blocchi nelle attività.
   Anche in questo caso, come per gli acquisti strategici anch’essi caratterizzati da complessità di reperimento, la loro gestione efficiente passa per stabilire partnership strategiche con i fornitori. Per questi approvvigionamenti, visto che non sono acquisti strategici, è sufficiente assicurarsi il volume necessario e tempi di consegna idonei ad evitare l’effetto collo di bottiglia.

Approvvigionamento sempre più efficiente 

In base a questa classificazione proposta dalla Matrice di Kraljic, è possibile definire, per ogni acquisto, il processo di approvvigionamento più efficiente. Ad esempio, per gli acquisti strategici, è opportuno considerare la diversificazione dei fornitori o l’implementazione di nuove tecnologie per aumentare l’efficienza. Per gli acquisti non critici, invece, la standardizzazione e la negoziazione di contratti a lungo termine possono portare a risparmi significativi.

Altro aspetto fondamentale da considerare nella gestione strategica degli acquisti è il monitoraggio delle prestazioni. Una volta implementate strategie di ottimizzazione, è fondamentale tenere traccia delle performance e dei risultati ottenuti attraverso le diverse strategie di approvvigionamento, per apportare aggiustamenti tempestivi e migliorare continuamente il processo di acquisto.