Come negoziare con i fornitori per ottenere più vantaggi

Sono passati i tempi in cui la negoziazione di un accordo tra un cliente e un fornitore era vista come un braccio di ferro combattuto solo sul piano del prezzo e destinato a lasciare sul campo ogni volta un vincitore e un vinto. 

Esperti di procurement e approvvigionamenti aziendali concordano ormai nel sottolineare il valore della negoziazione strategica, finalizzata cioè alla costruzione di rapporti di lunga durata e a fare sì che da ogni contratto firmato entrambe le parti possano dichiararsi soddisfatte. Non si tratta solo di una scelta etica: secondo la Harvard Law School, i negoziatori con uno stile cooperativo hanno più successo nelle trattative di chi sa solo ‘giocare duro’ e riescono più degli altri a trovare accordi ritenuti migliori da entrambe le parti.

Come iniziare a negoziare: prepararsi e chiarirsi le idee

Premessa fondamentale di ogni negoziazione è la preparazione. Per un confronto alla pari con i nostri fornitori dovremo cioè assicurarci di essere in possesso di tutte le informazioni necessarie ad avere un quadro completo della situazione. 

Questo significa conoscere i punti di forza e di debolezza della nostra controparte e della sua offerta, aver presente vantaggi e svantaggi di eventuali alternative, avere chiare le nostre necessità e quelle del nostro fornitore, ovvero cosa dobbiamo ottenere da un accordo e a cosa possiamo invece rinunciare. Per dirla ancora con la Scuola di Harvard, dobbiamo concentrarci sugli interessi più che sulle posizioni. 

Facile a dirsi, più difficile però a farsi. Per chiarire le idee, gli esperti di negoziazione suggeriscono di ragionare in termini di Batna, Watna e Zopa. Nessun timore: dietro queste sigle si nascondono infatti concetti semplici. La prime due indicano rispettivamente la Best Alternative To a Negotiated Agreement e la Worst Alternative To a Negotiated Agreement, ovvero la migliore e la peggiore alternativa all’accordo negoziato disponibili per noi e per la nostra controparte. Utile anche stabilire il prezzo di riserva (ovvero l’importo minimo a cui il fornitore intende vendere e di contro il massimo che il cliente è disposto a pagare). 

Fissare questi ‘paletti’ aiuta a tracciare il perimetro della Zone of possible agreement, il campo in cui è possibile raggiungere accordi diversi ma vantaggiosi per entrambi. 

La negoziazione: non solo prezzi

Il prezzo di vendita o acquisto di un prodotto è certamente il terreno principale su cui si gioca ogni negoziazione, ma non è l’unico. La possibilità di ottenere dilazioni nei pagamenti (o, di contro, offrire anticipi) può essere una leva chiave per il successo delle trattative. Una risorsa importante per capire come giocare al meglio la nostra partita con un fornitore può essere l’analisi del suo bilancio aziendale, in particolare su parametri come cash flow (o flusso di cassa) o margini. 

Ad esempio, se il nostro fornitore trae una limitata marginalità sulle vendite della merce rispetto alla concorrenza, a parità di altre condizioni potrebbe essere meno disposto a praticare uno sconto, ma più disponibile a concedere pagamenti posticipati.

Dalla lettura del bilancio e delle relazioni aziendali del nostro fornitore potremmo trarre inoltre indicazioni sul costo orario delle lavorazioni effettuate, sul numero di dipendenti e così via. Informazioni che, insieme a quelle sul costo medio delle materie prime utilizzate per i prodotti di nostro interesse, potranno aiutarci a valutare meglio un preventivo consentendoci di capire fino a che punto poterci spingere nella nostra controproposta.

Qualche trucchetto per negoziare con i fornitori

Non dobbiamo dimenticare infine che la negoziazione è una attività umana: oltre alle necessità aziendali, deve appagare le persone coinvolte anche emotivamente e dal punto di vista relazionale. 

Ecco quindi qualche accorgimento che secondo la Harvard Law School è bene seguire per concludere trattative che gratifichino il nostro interlocutore e non gli facciano vivere con frustrazione la fase negoziale. 

• Fai concessioni, ma ricordati che è meglio comunicare le buone notizie in più step e le cattive in una volta sola. 
• Ritarda un po’ il momento di approvazione di una proposta: un ok troppo rapido potrebbe portare la tua controparte a rimpiangere di non aver chiesto di più. 
• Per la stessa ragione, non eccedere nell’entusiasmo alla firma di un accordo: il tuo fornitore potrebbe pensare che tu abbia ottenuto più vantaggi di quanti ne abbia ottenuti lui. 

Dopo la negoziazione: soluzioni di e-procurement di Raja

Dopo aver negoziato sui prezzi, è importante fissare tutte le condizioni per i prossimi acquisti. Nel caso di Raja, esiste una soluzione chiavi in mano. Si tratta di un servizio di e-procurement personalizzato per ogni cliente, dove è possibile ordinare e acquistare i prodotti preferiti ai prezzi negoziati.